Tuyển nhân viên đầu tiên tại Nhật và những nghĩa vụ doanh nghiệp cần biết

Cập nhật: 2026.09.24

Một nhân viên mới không chỉ làm tăng quỹ lương. Từ ngày người đó bắt đầu làm việc, doanh nghiệp có thể đồng thời phát sinh nghĩa vụ về điều kiện lao động, bảo hiểm, chấm công, khám sức khỏe và khai báo với cơ quan nhà nước.

Thỏa thuận miệng không đủ cho các điều kiện quan trọng

Trước ngày nhận việc, doanh nghiệp cần xác định rõ người được tuyển làm công việc gì, ở đâu, trong thời hạn bao lâu, thời giờ làm việc, ngày nghỉ, cách tính và thời điểm trả lương, cũng như điều kiện chấm dứt hợp đồng. Theo Luật Tiêu chuẩn lao động Nhật Bản, nhiều nội dung quan trọng phải được thông báo bằng văn bản; hình thức điện tử có thể được sử dụng khi đáp ứng điều kiện luật định và người lao động đồng ý.

Từ tháng 4/2024, phạm vi địa điểm làm việc và công việc có thể thay đổi cũng trở thành nội dung phải thể hiện. Với hợp đồng có thời hạn, doanh nghiệp còn phải làm rõ giới hạn gia hạn và một số thông tin liên quan đến quyền chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn. Mẫu cũ vì vậy có thể không còn đầy đủ.

Giấy thông báo điều kiện lao động, hay 労働条件通知書, là tài liệu doanh nghiệp dùng để thực hiện nghĩa vụ thông báo. Hợp đồng lao động, hay 雇用契約書, chủ yếu ghi nhận sự thỏa thuận của hai bên. Doanh nghiệp có thể gộp hai chức năng trong một văn bản, nhưng tên gọi của tài liệu không thay thế cho việc ghi đủ nội dung bắt buộc.

Một người làm việc cũng có thể kích hoạt bảo hiểm lao động

Bảo hiểm lao động, 労働保険, là tên gọi chung của bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm việc làm. Ngoại trừ một số hoạt động nông, lâm, ngư nghiệp quy mô rất nhỏ, cơ sở sử dụng từ một người lao động trở lên thuộc diện áp dụng bắt buộc. Việc này không phụ thuộc doanh nghiệp gọi họ là nhân viên chính thức, bán thời gian hay làm theo giờ.

Quan hệ bảo hiểm phát sinh theo luật khi cơ sở bắt đầu sử dụng lao động. Chủ sử dụng phải nộp thông báo xác lập quan hệ bảo hiểm trong vòng 10 ngày. Nếu chậm làm thủ tục, doanh nghiệp vẫn có thể bị truy thu phí; khi tai nạn xảy ra trong thời gian chưa đăng ký do cố ý hoặc lỗi nghiêm trọng, một phần hay toàn bộ chi phí chi trả bảo hiểm còn có thể bị yêu cầu hoàn trả.

Không phải mọi người làm bán thời gian đều tham gia bảo hiểm việc làm. Điều kiện cơ bản được Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi nêu là thời giờ làm việc theo hợp đồng từ 20 giờ mỗi tuần và dự kiến được sử dụng ít nhất 31 ngày. Trong khi đó, bảo hiểm tai nạn lao động về cơ bản bảo vệ cả nhân viên bán thời gian và làm theo giờ; phần phí này do chủ sử dụng chi trả.

Bảo hiểm xã hội là một hệ thống khác

Bảo hiểm y tế và hưu trí phúc lợi không phải là một phần của 労働保険. Pháp nhân tại Nhật về nguyên tắc là cơ sở bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp mới thuộc diện áp dụng, hồ sơ 新規適用届 phải được nộp trong vòng năm ngày kể từ khi phát sinh sự kiện. Sau đó, từng người lao động đáp ứng điều kiện cần được đăng ký theo thủ tục riêng.

Doanh nghiệp cần tính chi phí bảo hiểm ngay từ khi lập ngân sách tuyển dụng. Khoản bị khấu trừ trên lương chỉ là phần người lao động chịu; công ty còn có phần đóng góp của mình và nghĩa vụ kê khai, đối chiếu, thanh toán đúng kỳ.

Lương và giờ làm phải được quản lý từ ngày đầu

Mức lương thỏa thuận không được thấp hơn mức tối thiểu áp dụng tại nơi người lao động thực sự làm việc. Quy tắc này áp dụng cả với nhân viên bán thời gian, làm thêm hoặc làm thử, trừ trường hợp được cơ quan có thẩm quyền cho phép áp dụng ngoại lệ.

Doanh nghiệp cũng phải lưu được thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc. Nếu yêu cầu làm ngoài giờ luật định hoặc vào ngày nghỉ luật định, về nguyên tắc phải có thỏa thuận theo Điều 36, thường gọi là 36協定, và nộp trước khi áp dụng. Có thỏa thuận không đồng nghĩa được làm thêm không giới hạn, cũng không loại bỏ nghĩa vụ trả lương tăng thêm.

Khám sức khỏe và nội quy không chỉ dành cho công ty lớn

Khi tuyển người được sử dụng thường xuyên, doanh nghiệp phải tổ chức khám sức khỏe lúc nhận việc, trừ trường hợp người lao động cung cấp kết quả hợp lệ trong phạm vi được miễn. Khám định kỳ sau đó về nguyên tắc được thực hiện mỗi năm một lần. Phiếu kết quả cá nhân phải được lập và lưu giữ trong năm năm.

Công ty có một nhân viên chưa bắt buộc phải nộp nội quy lao động chỉ vì lần tuyển này. Tuy nhiên, khi một cơ sở thường xuyên sử dụng từ 10 lao động trở lên, doanh nghiệp phải lập nội quy (就業規則), lấy ý kiến phía người lao động và nộp cho cơ quan thanh tra lao động. Việc chuẩn hóa quy tắc về chấm công, nghỉ phép, lương và bảo mật từ sớm giúp tránh phải xây lại toàn bộ hệ thống khi quy mô tăng.

Tuyển người nước ngoài có thêm một lớp kiểm tra

Trước khi giao việc, doanh nghiệp phải kiểm tra thẻ cư trú hoặc hộ chiếu và xác định tư cách lưu trú có cho phép người đó thực hiện công việc dự kiến hay không. Một hợp đồng đã ký không hợp pháp hóa công việc nằm ngoài phạm vi được phép.

Tất cả chủ sử dụng lao động phải khai báo khi tuyển và khi người lao động nước ngoài nghỉ việc, ngoại trừ người có tư cách Ngoại giao, Công vụ và người vĩnh trú đặc biệt. Nếu người đó thuộc bảo hiểm việc làm, thông tin được khai qua hồ sơ tham gia hoặc chấm dứt bảo hiểm; hạn khai khi tuyển là ngày 10 của tháng tiếp theo. Nếu không thuộc bảo hiểm việc làm, mẫu riêng phải được nộp chậm nhất vào cuối tháng tiếp theo.

Một lịch thủ tục chung giúp tránh bỏ sót

Cách an toàn nhất là lập một hồ sơ tuyển dụng duy nhất, trong đó ghi ngày bắt đầu làm việc, điều kiện hợp đồng, tình trạng từng loại bảo hiểm, thời hạn khai báo, hồ sơ chấm công và lịch khám sức khỏe. Người phụ trách cần kiểm tra lại hồ sơ khi giờ làm, tiền lương, địa điểm làm việc hoặc tư cách lưu trú thay đổi.

Tuyển người đầu tiên là thời điểm doanh nghiệp chuyển từ mô hình do người sáng lập tự vận hành sang mô hình có trách nhiệm với người lao động. Chi phí tuân thủ vì thế cần được tính cùng lương, không phải xử lý sau khi nhân viên đã vào làm.